Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING

1. Bescherming van persoonsgegevens
2. Tot wie kun je je richten met vragen?
3. Voor welke doeleinden worden je gegevens verwerkt?
   a. Camerabewaking
4. Welke personen of categorieën van personen kunnen je gegevens “ontvangen” (inkijken, aanpassen, beheren)?
5. Hoe worden je persoonsgegevens ingezameld?
6. Hoe lang worden je gegevens bewaard?
7. Wat zijn je rechten?
   a. Recht op intrekken toestemming
   b. Recht op indienen klacht bij toezichthoudende autoriteit
8. Op basis waarvan mogen wij je gegevens verwerken?

1. Bescherming van persoonsgegevens

Ons bestuur hecht groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerkt de persoonsgegevens die haar verstrekt worden met passende zorg. Hieronder geven we graag meer uitleg over hoe wij met de persoonlijke gegevens van de verenigingen, organisaties en vrijwilligers omspringen. Dit doen we volgens de transparantieplicht binnen de privacywetgeving en in het bijzonder de Algemene gegevensverordening / General Data Protection Regulation (AVG / GDPR). Het privacybeleid van ons bestuur valt onder het algemeen gevoerde informatieveiligheidsbeleid van ons bestuur.

2. Tot wie kun je je richten met vragen?

Talentenbank Aarschot (Bekaflaan 31a, 3200 Aarschot), hieronder steeds vermeld als Talentenbank, behoort juridisch tot Stad Aarschot. Daarom is het stadsbestuur (Ten Drossaarde 1 - 3200 Aarschot) de verwerkingsverantwoordelijke. De individuele ambtenaar die jouw persoonsgegevens verwerkt, wordt - in de betekenis van de GDPR - niet beschouwd als verantwoordelijke.

Met vragen over het gevoerde privacybeleid en de genomen maatregelen kun je terecht bij de algemeen directeur via het e-mailadres christi.vancalster@aarschot.be, en/of bij onze functionaris voor de gegevensbescherming via het e-mailadres privacy@aarschot.be.

3. Voor welke doeleinden worden je persoonsgegevens verwerkt?

Ons bestuur verwerkt je persoonsgegevens om de dienstverlening van de gemeente/stad en Talentenbank te kunnen uitvoeren. Talentenbank en Stad Aarschot verwerken je gegevens niet voor commerciële doeleinden. Evenmin gebruiken ze je gegevens om interesseprofielen (profiling) aan te maken, zonder dat jij hiervoor je toestemming geeft. Talentenbank heeft niet de intentie om de persoonsgegevens van een kind, jonger dan 13 jaar te verzamelen, tenzij ze de toestemming hebben van hun ouders of voogd.

De dienstverlening houdt in dat Talentenbank organisaties en/of verenigingen koppelt aan vrijwilligers op basis van hun talenten en interesses. Aan de hand van de gegevens van de organisaties ov verenigingen worden vacatures voor vrijwilligers opgesteld. Ze verzamelen de persoonsgegevens zoals je die zelf aanbiedt, dus met jouw toestemming. Dit gebeurt bijvoorbeeld door het invullen van het contactenformulier of tijdens een gesprek dat peilt naar interesses en talenten. De gegevens worden gebruikt door Talentenbank om hun taken uit te kunnen voeren of om hun nieuwsbrief naar jou te kunnen sturen.

Het is mogelijk dat uw gegevens worden verwerkt via automatische besluitvorming. Dit gebeurt dan enkel in het kader van goedgekeurde wetgeving / gemeentelijke reglementen. Een voorbeeld hiervan is het toekennen van een sociale premie aan de hand van uw inkomen.

a. Camerabewaking
Ons bestuur houdt cameratoezicht op haar locaties en in haar gebouwen om haar eigendommen en die van haar bewoners, bezoekers en personeel te beschermen.
De gegevensverwerking die als gevolg daarvan plaatsvindt, is noodzakelijk voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van ons bestuur tot beveiliging van personen en goederen.

Toegang tot de camerabeelden is enkel mogelijk voor geautoriseerde personen. De camerabeelden worden niet bewaard. De camerabeelden worden niet met derden gedeeld, tenzij daar een (wettelijke) verplichting toe bestaat. Er worden geen geluidsopnames gemaakt.

4. Welke personen of categorieën van personen kunnen jouw gegevens “ontvangen” (bvb. inkijken, aanpassen, beheren)?

De personeelsleden van ons bestuur hebben toegang tot je gegevens, voor zover zij die nodig hebben voor de uitvoering van hun taken. Niet iedereen binnen het bestuur heeft toegang tot dezelfde informatie. Omdat Talentenbank onderdeel is van Stad Aarschot en haar stadsdiensten kunnen ook zij toegang krijgen tot de gegevens mits het nodig is voor het uitvoeren van hun taken.

Voor het uitvoeren van bepaalde taken doet het bestuur een beroep op “verwerkers”. Dit zijn externe partijen die enkel in opdracht van het bestuur persoonsgegevens verwerken. Voorbeelden van deze externe partijen zijn:

• ICT-bedrijven waar het bestuur mee samenwerkt,
• …

Deze opsomming is niet limitatief.
Het bestuur stelt met deze verwerkers een “verwerkersovereenkomst” op, overeenkomstig de bepalingen van de GDPR/AVG.

Voor het uitvoeren van bepaalde taken deelt ons bestuur persoonsgegevens met derden. Voorbeelden van deze derden zijn:

• UCLL (voor researchdoeleinden en educatieve doeleinden)
• Beweging.net

5. Hoe worden jouw persoonsgegevens ingezameld?

Wij kunnen rechtstreeks bij jou de gegevens opvragen, of wij verkrijgen jouw gegevens via andere overheden. Ons bestuur is aangesloten bij de nodige machtigingen van de Sectorale Comités van de Privacycommissie (nu Gegevensbeschermingsautoriteit) om aan gegevensdeling in het kader van eGovernment te doen en om te voldoen aan het principe “only once”. Zo heeft de gemeente toegang tot het Rijksregister.

6. Hoe lang worden jouw gegevens bewaard?

Je gegevens worden bewaard zo lang als nodig is om onze dienstverlening uit te voeren. Bepaalde gegevens zullen langer bewaard worden indien de archiefwetgeving ons hiertoe verplicht.

7. Wat zijn je rechten?

Je hebt het recht om inzage te krijgen in de gegevens die wij over jou verwerken. Hiervoor kun je contact opnemen met de algemeen directeur christi.vancalster@aarschot.be en/of bij onze functionaris voor de gegevensbescherming via het e-mailadres privacy@aarschot.be. Het bestuur houdt hiertoe een register van verwerkingsactiviteiten bij (verplicht door GDPR art. 30). Je hebt ook het recht om :

• gegevens over jou te (laten) verbeteren (rectificatie)
• je gegevens te (laten) wissen
• de verwerking van je gegevens te doen beperken
• bezwaar te maken tegen de verwerking van je gegevens
• je gegevens op te vragen in een leesbaar bestand om zo deze gegevens over te dragen naar een andere instantie (recht op gegevensoverdraagbaarheid)

a. Recht op intrekken toestemming

Je hebt steeds het recht om je toestemming voor de verwerking van jouw gegevens in te trekken, indien de rechtmatigheid van de verwerking is gebaseerd op jouw toestemming. De gegevens verwerkt in de periode waarin je je toestemming hebt verleend, blijven rechtmatig verwerkt.

b. Recht op indienen klachten bij toezichthoudende autoriteit

Als je het niet eens bent met de verwerking van jouw gegevens, of je hebt inbreuken vastgesteld, kan je je wenden tot de Vlaamse Toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens of de gegevensbeschermingsautoriteit:

Vlaamse Toezichtcommissie
Koning Albert II-laan nr. 15, 1210 Brussel
contact@toezichtcommissie.be
klachtenprocedure VTC

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat nr. 35, 1000 Brussel
contact@apd-gba.be
klachtenprocedure GBA

8. Rechtsgrond voor de verwerking van je gegevens

De GDPR bepaalt dat er verschillende rechtsgronden zijn op basis waarvan jouw persoonsgegevens mogen verwerkt worden.

Mogelijke rechtsgronden zijn het uitoefenen van een taak van algemeen belang of de uitvoering van een contract. Dienstverlening van Talentenbank die hiermee verband kan houden, omvat bijvoorbeeld:

• Versturen van een elektronische nieuwsbrief,
• Vrijwilligers in contact brengen met een organisatie/vereniging of vice versa
• …

Deze opsomming is niet limitatief.

Indien het bestuur op basis van een taak van algemeen belang of een contract jouw gegevens verwerkt, is er geen toestemming nodig. Je wordt op het moment van het verwerken (inzamelen) van je gegevens hierover ingelicht.

Indien jouw toestemming nodig is om een verwerking van jouw persoonsgegevens uit te voeren, zal je toestemming worden gevraagd via een actieve handeling door jou. Bijvoorbeeld: op de formulieren van de website zal je actief moeten aanduiden dat je akkoord gaat met de aangeboden verwerkingen. Op papieren formulieren is eveneens voorzien dat je actief aanduidt akkoord te gaan met de verwerkingen.

Bij elke inzameling van persoonsgegevens wordt duidelijk gemaakt waarvoor (het doeleinde) jouw gegevens worden opgevraagd.

Een overzicht van de verschillende verwerkingen met de daarbij horende rechtsgronden houdt het bestuur bij in haar register van verwerkingsactiviteiten. Dit register vormt een bestuursdocument onderworpen aan de wettelijke regels van openbaarheid.